Hace tiempo que las reuniones dejaron de ser reuniones de personas para ser reuniones de procesos, objetivos y resultados. Demasiados up-dates, uno tras otro, reunión tras reunión… obviando a las personas, desatendiendo su necesidad de conexión humana y alargando los tiempos para solventar asuntos que, quizás, pudieran resolverse por otros canales y de otros modos más ágiles.

El trabajo en remoto trajo esto: una reunión dando paso a otra. Algunas, incluso se solapan en el tiempo. Cuando aún no has terminado de una, ya te aparece en pantalla el aviso de la próxima (o de las próximas). ¡Y ojo! No solo el aviso: directamente la aplicación te mete en la reunión, aunque tú no quieras.

Así le pasó a uno de mis clientes hace unos días mientras manteníamos una amena conversación más allá de procesos y números. Quedaban aún 10 minutos para terminar nuestra amena reunión -amena porque, más allá de proyectos compartíamos también detalles de nuestro especial momento vital- y le llegaron varios avisos que, como poco, alteraron nuestra atención en la conversación.

Y esta manera de proceder en las reuniones que comenzó en el período de adaptación laboral en pandemia, se ha quedado en las Organizaciones. Reuniones largas, una tras otra, un mínimo de 5 al día, para ventilar asuntos lo más rápido posible porque la agenda echa humo y sin poder conectar previamente como equipos.

¿Son efectivas así las reuniones? Teniendo en cuenta que el primer factor que hace un equipo altamente efectivo es la conexión humana, yo diría que no. El cambio cultural es necesario y, también el cambio de mindset: una reunión es un escenario perfecto para el crecimiento del equipo y de la Organización que desaprovechamos cada día.

He leído que en Silicon Valley se potencia que los ingenieros de software trabajen juntos. Existen estudios que muestran que los grupos tienden a innovar más rápido, se detectan errores antes y se encuentran soluciones más efectivas para los problemas. También que las personas que trabajan en equipo consiguen más y mejores resultados, y muestran más satisfacción con su empleo.

Sin embargo, las reuniones, tal cual las tenemos planteadas son repaso de quehaceres más que un construir juntos. Son reuniones imposibles. Y cuando llegamos al jueves, estamos que no podemos más.

 

La importancia de crear conexión y seguridad psicológica en las reuniones

¿Qué hace que un equipo sea de alto rendimiento?

Ésta fue la pregunta que se hicieron en Google y que quisieron dar respuesta a través de su Proyecto Aristóteles en el año 2012, convirtiéndose en un estudio de referencia para favorecer el desempeño de los equipos.

Para ello, analizaron más de 150 equipos buscando la respuesta. Los mejores equipos, ¿eran los formados por personas que compartía intereses? ¿Era determinante el estilo de liderazgo de cada equipo? ¿Era un factor decisivo la claridad de los objetivos a cumplir? ¿Era importante que todos se motivaran con el mismo tipo de recompensas?

¿¿Qué demonios era lo que determinaba la mayor efectividad del equipo??

Y mientras buscaban como el que busca una aguja en un pajar, alguien tuvo la idea de poner su foco en lo que se llaman las “normas grupales”. Las normas son las pautas de comportamiento y reglas no escritas que regulan cómo se comportan las personas de un equipo cuando están juntos. Las normas pueden ser no escritas o reconocidas por todos de manera abierta, pero sin duda las normas del grupo suelen están por encima de las preferencias individuales e imponen respeto.

Tras varias investigaciones pareció que las normas ejercían una influencia vital en el desempeño de un equipo en Google. Pero ¿qué normas en concreto?

Al parecer, en el estudio encontraron que, los equipos que funcionaban muy bien tenían varios comportamientos en común:

  1. Todos los miembros del equipo hablaban más o menos lo mismo. Es decir, co-crean. Todas las opiniones cuentan y son importantes. Todos podemos aportar al equipo… y esto, a su vez, genera sentirse acogido por el grupo (“yo importo”).
  2. Presentaban una sensibilidad social alta. Podían intuir cómo se sentían sus compañeros en función de su tono de voz, las expresiones usadas y otras señales no verbales. Es decir, están atentos a las experiencias de los demás, que es la base para crear una fuerte conexión y alta empatía.

Estas dos características fundamentales de los equipos de alto rendimiento son, según Amy Edmondson, profesora de la Harvard Business School, aspectos de la seguridad psicológica.  Amy define la seguridad psicológica como “la creencia compartida por parte de miembros de un grupo de que el grupo es seguro a la hora de la asunción de riesgos interpersonales”. La seguridad psicológica sería entonces “una sensación de confianza en que el equipo no hará sentir vergüenza, no rechazará y no castigará a nadie por decir en alto lo que piensa”.

En uno de mis cursos con Managers trabajando la seguridad psicológica en las reuniones uno de los participantes me comentaba que lo primero que había empezado a aplicar al encontrarse con su equipo era formular la pregunta al equipo: “¿cómo vengo hoy a esta reunión”? Además, solía comenzar hablando él, mostrando su vulnerabilidad al equipo. “Les muestro -decía- que yo también tengo dificultades y que la situación actual en la compañía también me afecta”.

Esta manera de proceder no le llevaba demasiado tiempo extra de reunión y, sin embargo, había generado en poco tiempo mayor confianza y mejores resultados.

Reflexión 1: no pretendas tener reuniones efectivas sin generar conexión humana con tu equipo.

 

¡Atención, por favor!

En el mundo complejo y cargado de estímulos que vivimos, la atención se nos va con mucha facilidad y, sin la atención adecuada, poca efectividad podemos lograr en una reunión. Dicen los estudios que no podemos estar plenamente atentos a algo más de 15-20 minutos. Y ya me parece demasiado. ¿Has contado cuantas veces se te va la atención en las reuniones? Aún más si no puedes intervenir, o no te interesa, o no va contigo. Es muy habitual que la mente se nos vaya varias veces a la carga de trabajo, a lo que tengo que hacer después, a lo que hice antes, a la conversación pendiente con el colaborador o al pedido. Lo cierto es que, estando en la reunión, no vamos a poder darles respuesta a ninguna de esas cuestiones que nos roban la capacidad de estar en lo que toca en ese momento: la reunión.

Así que la falta de atención es otra de las razones por las que las reuniones son un imposible. Y, además, esa falta de atención nos puede generar fatiga mental y mayor estrés.

Sé que mindfulness sigue teniendo detractores, pero, los equipos que hemos entrenado con mindfulness aplicado a las reuniones nos reportan mayor foco, menos desvíos a otros temas, mayor atención, mayor claridad para la toma de decisiones objetiva, menor tiempo para resolver los asuntos y mayor calma mental. Y para lograr esto que, obviamente se consigue con la práctica diaria, basta con comenzar las reuniones con unos minutos de atención a la respiración para calmar la mente y mejorar el foco. Por otro lado, estar atento a cuando estamos dispersos para traer de vuelta la atención a la reunión, es otra de las prácticas que entrenan la atención y mejoran la concentración.

Pero mindfulness es solo una de las herramientas para favorecer la atención y reducir las distracciones. Una de las Directivas con las que he trabajado ha acordado con su equipo que, en varias de las reuniones, salvo que sea de vital importancia -por ejemplo, para presentaciones- los portátiles o móviles encima de la mesa no están permitidos. “Con ello -dice- hemos logrado menores distracciones y mayor conexión humana. Hemos favorecido que el equipo se comunique más y se aporten más ideas. Los portátiles y las notificaciones constantes era un distractor y una fuente de estrés para todos”. Eso sí, este acuerdo grupalmente aceptado no sin críticas inicialmente también lleva el compromiso de acortar el tiempo de las reuniones.

Otra idea para favorecer la atención en las reuniones a la vez que influye en la conexión como equipo es acordar no interrumpir mientras algún compañero habla. Es muy difícil no interrumpir, sin embargo, es otro de los comportamientos saludables que se pueden adoptar como equipo para lograr reuniones más efectivas.

Reflexión 2: no pretendas tener reuniones efectivas si las personas no están atentas para contribuir.

 

Y esta reunión, ¿para qué es y por qué me convocan?

¿Te lo has preguntado alguna vez? En varios de los equipos con los que trabajo ha salido este tema varias veces (y el emoticono de sorpresa en el chat de Teams entre varios compañeros).

El “yo por si acaso les convoco y si no que no se unan”, no funciona. Porque todos los que recibimos una invitación -salvo que estés seguro de que no va contigo- pensamos que debemos estar en la reunión. Y a veces no es necesario…, bien porque el tema no vaya contigo; bien porque no es necesaria la reunión y se podría haber resuelto con un correo electrónico al uso.

Piensa en tu última semana y la cantidad de reuniones que tuviste. ¿Alguna se podría haber evitado? ¿Se podría haber resuelto el asunto de otro modo? ¿Cómo?

Y si todas las respuestas son negativas por tu parte, piensa en tu próxima semana y si puedes resolver los asuntos de tus reuniones de otro modo. ¿Qué tal alguna aplicación o plataforma digital?

No estoy en contra de las reuniones… ¡ni mucho menos! Lo que quiero reivindicar es la facilidad con que convocamos reuniones sin sentido, invitando a personas a las que entorpecemos su quehacer (y el nuestro). Todo va a depender del asunto y de la urgencia para resolver. Las cuestiones urgentes no pueden resolverse por correo electrónico y quizás, una reunión, sea más ágil. O la mensajería instantánea, aunque nunca para una cuestión de importancia. Además, poder pensar en diferentes canales para la comunicación va a favorecer también la inclusión de las diferentes generaciones que conviven en tu equipo u Organización. Sabemos que, por ejemplo, los millennial, evitan la comunicación telefónica y desatienden el WhatsApp.

Como ves, cada momento exige una posible forma de afrontar, así que tratemos de reunirnos por todo y para todo. Tanta reunión está generando mucho estrés en los equipos y esto, tampoco favorece la efectividad.

Además de la reflexión sobre la conveniencia o no de la reunión y de las personas que deben participar en ella, creo que es importante que todos conozcan qué se va a tratar en la misma. Ocurre que las prisas o la falta de previsión no ayuda a esto. Sin embargo, si todas las personas conocen por adelantado qué se va a tratar en la reunión, cuáles son los puntos por tocar y que se esperaría de cada uno de ellos, es muy posible que el equipo vaya preparado a la reunión, participe más y la reunión sea más rica. Y si, además, se propicia el feedback constructivo, la lluvia de ideas o el reconocimiento… lo bordamos.

Reflexión 3: no pretendas tener reuniones efectivas si las personas no tienen claro de qué va la reunión ni si debieran estar allí.

 

Hoy, en muchos equipos, las reuniones no son nutritivas, ni efectivas. Son un rollo, un “pierde-tiempos” y un factor de estrés. Son una tarea más del día a día que, lamentablemente se desaprovecha para el crecimiento del equipo y de la Organización. Cambiar de reuniones imposibles a reuniones efectivas es una cuestión de cambio de mindset y aplicar ciertas ideas de éxito que ya están aplicando los equipos más efectivos.

Te animo a que pruebes otras maneras de hacer en las reuniones, más efectivas y humanas.

Cristina Jardón es Experta en Inteligencia Emocional aplicada a las Organizaciones y Bienestar Corporativo. Dirige el programa Certificación en Bienestar Organizacional de Sagardoy Business & Law School. Puedes conocer más sobre su trabajo en www.cristinajardon.com